Organizace vám pomáhá pracovat rychleji, lépe řešit problémy a zůstat motivovaní. Zde je 15 tipů na organizaci pracovních dní:
1. Seznam úkolů Každé ráno několik minut trávených psaním seznamu úkolů, buď na papíře nebo digitálně, může pomoci soustředit se a zvýšit produktivitu. Denní přidávání dalších úkolů k původnímu seznamu úkolů vám může pomoci zůstat soustředění. Někteří lidé mají krátký seznam úkolů velkých položek zastrašující, takže jejich rozdělení může pomoci vyhnout se odkládání.
2. Udržujte své pracoviště čisté. Věnujte pár minut každý večer čištění svého stolu a odstraňování zbytečných věcí. Třiďte odpadky, dejte tužky do šuplíku nebo organizéru a pečlivě uspořádejte papíry. Dokonce si můžete doplnit vodu do lahví, abyste se vyhnuli ranním problémům. To platí i o digitálním balastu. Když je na ploše počítače mnoho souborů a aplikací, počítače se spouštějí pomaleji, takže jejich pravidelné čištění a stahování aktualizací mohou zabránit pádům a zpomalení. To vám také může pomoci rychleji najít aplikace a soubory. Můžete začít pracovat ihned další den místo úklidu.
3. Držte se harmonogramu. Někteří jedinci pracují nejlépe ráno, jiní večer. Zjistěte, kdy jste nejproduktivnější, a pracujte v té době. Vybrání harmonogramu je klíčové, stejně jako jeho dodržování. Vytvoření trvalých návyků vyžaduje konzistenci. Pravidelnost vašeho režimu může zvýšit produktivitu. Znalost vašich pracovních hodin pomáhá učit vaši mozek být aktivní.
4. Přestávky Každé dvě hodiny si udělejte 10-15 minut na protažení a zaměření se na něco jiného, abyste zůstali energičtí a vášniví k práci. Pokud je to možné, jezte daleko od svého stolu, abyste si odpočinuli od práce. Nevyžádané úkoly v práci jsou dalším důvodem, proč si brát časté odpočinky. Malé, naplánované přestávky během dne vám pomohou překonat tyto problémy, aniž byste se cítili přeplnění.
5. Méně multitaskingu Multitasking se zdá být nejlepší způsob, jak něco udělat, ale to nemusí být vždy pravda. Multitasking může trvat déle než práce samotná. Práce vyžaduje trochu multitaskingu, ale organizace vám pomůže zabránit nadměrnému multitaskingu.
6. Najděte si distrakce Řízení distrakcí je další způsob, jak si naplánovat pracovní den. Běžné distrakce zahrnují e-maily, texty a hovory. Naštěstí tyto distrakce lze řešit. Abyste zůstali soustředění a nebyli rozptylováni novými e-maily, naplánujte si určité časy pro jejich kontrolu. Například můžete odložit rušivý telefon do režimu letadla nebo do šuplíku, abyste se vyhnuli rušení osobními texty. I když nemůžete uspořádat příchozí hovory pro práci, můžete mít úspěch při uspořádání odchozích hovorů. Tyto metody vám mohou pomoci vyhnout se distrakcím a jejich časově náročným účinkům.
7. Automatizujte úkoly, které můžete. Můžete poslat mnoho e-mailů nebo být rušeni někým, kdo potřebuje váš podpis. Abyste ušetřili čas a snížili rušení, automatizujte tyto úkoly pomocí technologie. Udržujte šablony pro často odesílané e-maily, abyste je mohli upravit a odeslat. Software pro digitální podpis vám umožní podepisovat dokumenty jedním kliknutím. Automatizace úkolů vám pomáhá soustředit se a organizovat.
8. Rozřaďte úkoly podle důležitosti. Začněte svůj den s největším, nejnáročnějším úkolem namísto odpovědí na e-maily. To může trvat nejvíce času ve vašem dni, ale zrychlí procesy. Začínání s největšími úkoly vám může nutit rychle udělat menší úkoly bez toho, abyste spotřebovali veškerou energii.
9. Plánujte den podle času. To je obzvláště užitečné, pokud máte během dne mnoho schůzek. Plánování věcí každou hodinu může vaši den více predikovatelný. Může také zvýšit produktivitu tím, že vás upozorní na práci, když se začnete odchýlit.
10. Stanovte si cíle a odměňte se Stanovení cílů vás může motivovat k lepší práci. Vyzvěte sami sebe k vytvoření denního seznamu úkolů, abyste si udrželi organizaci. Stanovení profesních cílů vám může pomoci zůstat zapojení v práci. Stanovte si cíle pro odměnu, když je dosáhnete. Odměny nemusí být nákladné. Mohou být tak jednoduché jako snižování po velké úsilí. Stanovení a uznání cílů vám pomáhá zůstat soustředění a zapojení v práci, takže jakákoli odměna, která vás stimuluje, je prospěšná.
11. Plánujte dny v "dávkách" práce. Některým lidem se daří organizovat svůj týden a pracovní den. Pokud vaše zaměstnání zahrnuje hovory a administrativní práci, můžete reagovat na hovory v pondělí, středu a pátek a pracovat v úterý a čtvrtek. To vám pomáhá soustředit se a maximalizovat produktivitu, aniž byste cítili potřebu kdykoli přepínat úkoly. Tato metoda funguje dobře pro lidi detaily a nemají problém dělat stejnou věc po hodinách.
12. Najděte stresory Mnoho lidí odkládá kvůli stresům jako jsou nedůvěra k sobě, perfekcionismus nebo kritika. Možná se obáváte negativních komentářů k tomu opakovanému úkolu nebo zmeškání té důležité lhůty. Zjistit, co vás stresuje, vám může pomoci snížit to a zjednodušit obtížné úkoly. Konzultace s nadřízeným nebo týmem o strategiích pro zlepšení výkonu a spokojenosti v práci může snížit pracovní stres. Identifikace pracovních stresů vám umožňuje před nimi zvítězit a naplánovat si den bez strachu či odkládání.
13. Plánujte týdně/měsíčně. Každodenní seznam úkolů vám může pomoci dělat denní aktivity, ale širší seznam na začátku každého týdne nebo měsíce vám může pomoci spravovat čas k dosažení vašich cílů. Pro konečný termín na konci měsíce vytvořte týdenní cíle, abyste vše stihli včas. Stanovte si denní cíle, abyste dále rozdělili cíle. Tato metoda rozděluje velký úkol na více menších, aby byly dlouhodobé cíle dosažitelnější.
14. Podporujte organizaci současnými pracovními postupy Vaše pracoviště může obsahovat postupy nebo nástroje, které vám pomohou se organizovat. Mnoho e-mailových aplikací poskytuje kalendář pro plánování. Některé chatovací aplikace obsahují upomínky, abyste zůstali u svého plánu. Zeptejte se spolupracovníků nebo nadřízených, jak si organizují svoji práci, a přijměte jejich metody.
15. Udržujte rovnováhu v harmonogramu. Rovnováha pomáhá dlouhodobé organizaci. Mnoho jedinců, kteří se pokouší oorganizační praktiky uplatnit v práci, se vypaluje, když vymění rovnováhu mezi prací a osobním životem za krátkodobou produktivitu. Bez rovnováhy můžete ztratit své organizační návyky. Naštěstí může jakákoli z těchto metod zlepšit vaši organizační práci.
Pomocí těchto tipů můžete zlepšit svou produktivitu a organizaci v pracovních dnech. Snažte se najít ty, které nejlépe vyhovují vašim pracovním požadavkům a způsobu života. Buďte trpěliví sami se sebou a postupně budete vytvářet zdravé pracovní návyky.